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 INDICE – POLÍTICA INTEGRAL DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (KASHIO)

1. Objeto, Alcance y Marco General del Tratamiento de Datos Personales
2. Definiciones y Conceptos Relevantes
3. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
4. Derechos de los Titulares de la Información Personal
5. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
6. Categorías de Datos Personales Tratados por KASHIO
7. Uso de Cookies y Tecnologías de Rastreo
8. Tratamiento de Información Crediticia, Financiera y Comercial
9. Tratamiento de Datos Sensibles a través de Sistemas de Videovigilancia
10. Deberes de KASHIO como Responsable del Tratamiento
11. Comunicación, Transmisión y Transferencia de Datos Personales
12. Confidencialidad, Custodia y Seguridad de la Información
13. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares
14. Vigencia, Actualización y Modificaciones de la Política

1. Objeto, Alcance y Marco General del Tratamiento de Datos Personales

KASHIO COLOMBIA S.A.S. (en adelante, KASHIO), sociedad comercial colombiana identificada con NIT No. 901989764-1, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, y número telefónico 301 3702247, actúa para los efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, las “Políticas”) en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, según corresponda, respecto de las bases de datos bajo su administración o custodia.

Las presentes Políticas se adoptan en cumplimiento de los mandatos constitucionales consagrados en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, así como de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, y demás normas que las modifiquen, reglamenten, deroguen o complementen. El objeto de las Políticas es garantizar la protección del derecho fundamental de Habeas Data, permitiendo a los Titulares conocer, actualizar y rectificar la información personal que haya sido recolectada y almacenada en las distintas bases de datos de KASHIO.

En desarrollo de dicho derecho, KASHIO únicamente recolecta y trata Datos Personales cuando exista autorización previa, expresa e informada por parte del Titular, adoptando medidas claras y adecuadas orientadas a asegurar la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.

Así mismo, las Políticas establecen los lineamientos corporativos generales aplicables al Tratamiento de Datos Personales, las finalidades específicas para las cuales se realiza dicho Tratamiento, el área responsable de la atención de peticiones, quejas y reclamos, así como los procedimientos y canales dispuestos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información. Las presentes Políticas serán aplicables a todo Tratamiento de Datos Personales respecto del cual KASHIO, o quien este designe, actúe como Responsable y/o Encargado, en los términos previstos en la ley.

2. Definiciones y Conceptos Relevantes

Para efectos de la interpretación y aplicación de las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales, los términos que se definen a continuación tendrán el significado que en cada caso se les asigna, pudiendo utilizarse en singular o plural sin que ello implique modificación alguna de su alcance:

Autorización. Manifestación de voluntad previa, expresa e informada del Titular mediante la cual autoriza a KASHIO para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales, conforme a la normativa vigente y a lo dispuesto en las presentes Políticas.

Base de Datos Personales. Conjunto organizado de Datos Personales, independientemente de su forma o soporte, que sea objeto de Tratamiento por parte de KASHIO o de los terceros designados por éste, actuando como Responsable y/o Encargado del Tratamiento.

Consumidor. Persona natural o jurídica que tenga dicha calidad conforme a lo previsto en la Ley 1480 de 2011 y las normas que la desarrollen, modifiquen o sustituyan.

Dato Personal Crediticio. Información asociada o asociable a una persona natural o jurídica, determinada o determinable, relacionada con su comportamiento financiero, crediticio, comercial o de servicios, incluida aquella proveniente de terceros países, cuyo uso tenga como finalidad la evaluación del riesgo crediticio del Titular, en los términos de la Ley 1266 de 2008 y la jurisprudencia constitucional aplicable, como es la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

Dato Personal. Tendrá como significado, cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado. Es aquel dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo resulta relevante para el Titular y cuyo conocimiento o divulgación no es de interés general.

Dato Público. Es el dato calificado como tal por la Constitución Política o la ley, incluyendo, entre otros, información como el estado civil, la profesión u oficio, la calidad de comerciante o de servidor público, así como aquella que pueda obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden encontrarse en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales ejecutoriadas que no se encuentren sometidas a reserva legal.

Dato Semiprivado. Es el dato que no tiene carácter íntimo, reservado ni público, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar tanto a su Titular como a un sector determinado o a la sociedad en general, tales como los datos financieros, crediticios, comerciales o de servicios a los que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.

Datos de Menores y Adolescentes. Son los Datos Personales cuyos Titulares son niños, niñas o adolescentes, entendidos como personas menores de dieciocho (18) años de conformidad con la legislación colombiana. El Tratamiento de estos datos deberá garantizar la prevalencia de sus derechos fundamentales y el respeto de su interés superior, incluyendo un Tratamiento reforzado cuando se trate de datos de infantes o población con derechos prevalentes.

Datos Sensibles. Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relacionados con la salud, la vida sexual o los datos biométricos, conforme a la definición legal vigente.

Encargado del Tratamiento o Encargado. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, conforme a las instrucciones impartidas por este.

Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países. Para los efectos de la Ley 1266 de 2008, se entenderá como aquella información relacionada con el nacimiento, ejecución, modificación o extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

Página Web de KASHIO. Es el sitio web a través del cual KASHIO suministra información a los Consumidores sobre sus productos y servicios, el cual se encuentra disponible en el siguiente URL: https://www.kashio.net/ A través de dicho sitio web y de otros canales digitales o tecnológicos, KASHIO podrá recolectar y realizar el Tratamiento de Datos Personales.

Responsable del Tratamiento o Responsable. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

SIC. Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad administrativa competente en materia de protección de datos personales en la República de Colombia.

Titular. Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia. Operación mediante la cual el Responsable y/o Encargado del Tratamiento entrega Datos Personales a un tercero, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, que actúa como Responsable del Tratamiento

Transmisión. Comunicación de Datos Personales, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por parte de un Encargado, por cuenta del Responsable.

Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

Vinculados. Todas aquellas personas naturales o jurídicas que, en virtud de una relación laboral, contractual o funcional, tengan acceso a los Datos Personales tratados por KASHIO, incluyendo, pero sin limitarse a: (i) empleados; (ii) contratistas; (iii) trabajadores en misión; (iv) aliados estratégicos; y (v) proveedores.

3. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

La adopción y publicación de las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales se realiza en cumplimiento de lo dispuesto en el literal k del artículo 17 y el literal f del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y tiene como finalidad establecer los lineamientos, criterios y procedimientos aplicables a la recolección, uso, almacenamiento, circulación, supresión y, en general, al Tratamiento de los Datos Personales efectuado por KASHIO, o por quien este designe, con el propósito de garantizar y proteger los derechos de los Titulares.

Para el adecuado Tratamiento de los Datos Personales, KASHIO y/o quien actúe en calidad de Responsable o Encargado se regirá por los siguientes principios rectores, los cuales constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones contenidas en las presentes Políticas:

• Principio de finalidad. El Tratamiento de los Datos Personales deberá obedecer a una finalidad legítima, conforme a la Constitución Política y la ley, la cual será informada de manera clara al Titular.
• Principio de libertad. El Tratamiento sólo podrá realizarse con la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo en los casos en que exista mandato legal o judicial que exonere dicha autorización.
• Principio de veracidad o calidad. La información objeto de Tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En consecuencia, se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia. Se garantizará al Titular el derecho a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información relativa a la existencia de Datos Personales que le concierna.
• Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento de los Datos Personales se sujetará a los límites derivados de su naturaleza y de las disposiciones legales aplicables, permitiendo su acceso únicamente a personas debidamente autorizadas.
• Principio de seguridad. Los Datos Personales serán administrados mediante la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y adecuadas, orientadas a proteger la información contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan naturaleza pública estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las actividades que involucren el Tratamiento, salvo los casos expresamente autorizados por la ley.
• Protección de datos sensibles. KASHIO y/o quien actúe como Responsable o Encargado del Tratamiento únicamente recolectarán y tratará Datos Sensibles cuando exista autorización expresa del Titular o cuando la ley así lo permita.
• Protección de datos de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de Datos Personales de menores de edad se realizará atendiendo el principio de interés superior y la prevalencia de sus derechos fundamentales, conforme a la Constitución Política de Colombia y la normatividad vigente.
• Principio de temporalidad de la información. Los Datos Personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades que justificaron su Tratamiento y no serán suministrados a terceros cuando hayan dejado de ser útiles para dichos fines.

4. Derechos de los Titulares de la Información Personal

Los Titulares de los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos Personales de KASHIO tienen los siguientes derechos, los cuales no limitan aquellos que se encuentran consagrados en la Constitución Política de Colombia y en la Ley:

Derecho de acceso. El Titular tiene derecho a obtener la información respecto de los Datos Personales que le pertenecen, conocer la finalidad con la cual se realiza el Tratamiento, la ubicación de las Bases de Datos que guardan sus Datos Personales y las comunicaciones y/o cesiones y/o envíos que se han realizado respecto de ellos.

Derecho de actualización. El Titular puede actualizar sus Datos Personales cuando éstos han experimentado alguna variación.

Derecho de rectificación. El Titular puede modificar sus Datos Personales cuando resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

Derecho de cancelación. El Titular puede suprimir sus Datos Personales cuando sean excesivos o no pertinentes de cara al Tratamiento, o el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

Derecho de revocatoria del consentimiento. El Titular puede revocar la Autorización o consentimiento que habilita a KASHIO y/o a quien éste designe, a un Tratamiento con determinada finalidad, salvo cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de que el Dato Personal permanezca en las Bases de Datos de KASHIO.

Derecho a presentar quejas y reclamaciones o a ejercer acciones en torno al Tratamiento de sus Datos Personales. El Titular puede presentar ante la SIC, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resulten pertinentes para la protección de sus Datos Personales.

Derecho a otorgar Autorización para el Tratamiento de Datos Personales. El Titular tiene derecho a otorgar Autorización a KASHIO, o a quien éste designe, para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Derecho a solicitar información. El Titular tiene derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada a KASHIO, así como a ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a los datos personales.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular del Dato Personal, sin perjuicio de las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio de estos derechos constituye una potestad personalísima y será ejercido por el Titular de manera exclusiva, salvo las excepciones consagradas en la ley.

5. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

A. Formas de Obtención de la Autorización

La autorización del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales será obtenida por KASHIO mediante documento físico, electrónico o cualquier otro medio que permita su consulta posterior y la verificación del consentimiento otorgado. La recolección de los Datos Personales y la correspondiente autorización para su Tratamiento podrán realizarse a través de la página web de KASHIO, así como por cualquier otro medio físico o electrónico que KASHIO considere idóneo y que cumpla con los estándares de seguridad exigidos, a través de los cuales se presten los servicios y se desarrollen las actividades asociadas a las finalidades del Tratamiento previstas en las presentes Políticas. Al momento de la recolección de los Datos Personales, KASHIO informará al Titular, en los términos establecidos por la ley, las finalidades del Tratamiento, los derechos que le asisten y los canales habilitados para su ejercicio. En los casos en que se recolecten Datos Sensibles o Datos Personales de menores de edad, se agotarán los procedimientos especiales previstos en la normatividad vigente, informando expresamente al Titular el carácter facultativo de otorgar la autorización y especificando los Datos que serán objeto de Tratamiento.

B. Autorización respecto de Datos de Terceros

La autorización será otorgada por el Titular a KASHIO, o a quien este designe, dejando constancia de que el Titular ha sido debidamente informado sobre las presentes Políticas y sobre los derechos que le asisten en relación con el Tratamiento de sus Datos Personales. KASHIO adoptará las medidas necesarias para conservar registros verificables que acrediten cuándo y cómo fue obtenida la autorización por parte de los Titulares. En los eventos en que sea necesario el Tratamiento de Datos Personales de terceros distintos al Titular principal, este último otorgará la autorización inicial respecto de dichos datos, manifestando que cuenta con el consentimiento previo, expreso e informado del tercero, para la finalidad específica relacionada con la prestación de los servicios ofrecidos por KASHIO, incluyendo, entre otros, aquellos derivados de la operación de productos y servicios financieros a favor de terceros autorizados.

C. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

El Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes será autorizado por sus padres, acudientes o representantes legales, y se realizará garantizando la prevalencia de sus derechos fundamentales y el respeto de su interés superior. KASHIO velará porque el Tratamiento de este tipo de Datos Personales se efectúe en estricto cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, así como en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o complementen. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes serán ejercidos por las personas legalmente facultadas para representarlos. Para tal efecto, KASHIO observará, como mínimo, los siguientes lineamientos:

• Obtención de la autorización previa del representante legal, garantizando el derecho del menor a ser escuchado, cuya opinión será valorada conforme a su madurez, autonomía y capacidad de comprensión.
• Información expresa sobre el carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con Datos Personales de menores de edad.
• Garantía de que el Tratamiento responda siempre a una finalidad legítima y superior del menor.
• Información clara y previa sobre los Datos que serán objeto de Tratamiento y las finalidades del mismo.

En el evento en que un menor de edad adquiera productos y/o servicios a través de canales digitales, KASHIO incorporará una declaración en la que el menor manifieste que ha sido informado, escuchado y ha comunicado dicha intención a sus representantes legales, atendiendo a su madurez, autonomía y capacidad legal. En todo caso, el Tratamiento de los Datos Personales se limitará exclusivamente al cumplimiento de las obligaciones contractuales derivadas del producto y/o servicio adquirido.

D. Tratamiento de Datos de Geolocalización

Para el uso de la plataforma tecnológica de KASHIO, será necesario que el Titular habilite la funcionalidad de geolocalización en su dispositivo de acceso. Los datos recolectados mediante esta funcionalidad serán utilizados únicamente para las finalidades descritas en estas Políticas y se activarán exclusivamente durante el uso de la plataforma, sin realizar monitoreo permanente fuera de dicho contexto.

6. Categorías de Datos Personales Tratados por KASHIO

KASHIO, en su calidad de Responsable del Tratamiento de la información, recolectará los Datos Personales que sean suministrados por los Titulares a través de los formularios, interfaces, pantallas y demás mecanismos habilitados para tal fin en su plataforma tecnológica (incluyendo, entre otros, datos de identificación, datos financieros y datos de geolocalización). La información recolectada podrá variar según el formulario o canal utilizado por el Titular. En los eventos en que KASHIO solicite y trate Datos Sensibles, el Titular declara haber sido informado de manera previa y expresa sobre las finalidades específicas para las cuales se realizará dicho Tratamiento, y reconoce que no se encuentra obligado a suministrar este tipo de información, de conformidad con la legislación vigente.

KASHIO podrá recolectar y tratar Datos Personales de naturaleza crediticia, financiera, comercial y de servicios, los cuales serán utilizados para la estructuración, ejecución y mantenimiento de la relación contractual o comercial, así como para el análisis de riesgos, la evaluación de solvencia, y, cuando aplique, el reporte a centrales de información crediticia, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 y demás normas que regulan la materia. En desarrollo de dicho Tratamiento, KASHIO podrá efectuar el reporte de información positiva o negativa relacionada con el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones, siempre que cuente con la autorización del Titular y previa comunicación al mismo, conforme al procedimiento establecido en la normatividad vigente.

Lo anterior no limita el ejercicio de los derechos del Titular, quien podrá verificar en cualquier momento, directamente ante KASHIO o ante los operadores de información crediticia, que los datos suministrados sean veraces, completos, exactos y actualizados, y en caso contrario, solicitar su rectificación, dejar constancia de su desacuerdo y ser informado sobre las correcciones efectuadas. Los Datos Personales suministrados por el Titular serán utilizados exclusivamente para la prestación de los servicios contratados con KASHIO y, cuando aplique, con sus aliados comerciales, los cuales se encuentran detallados y actualizados en la página web oficial de KASHIO, así como para aquellas finalidades necesarias para la adecuada ejecución de dichos servicios o las demás previstas en las presentes Políticas. Los Datos Personales recolectados por KASHIO serán tratados únicamente durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades que justificaron su recolección y Tratamiento, sin perjuicio de los deberes legales o contractuales que exijan su conservación por un periodo adicional.

7. Uso de Cookies y Tecnologías de Rastreo

Las cookies son pequeños archivos de datos que incluyen, por lo general, un identificador único anónimo, los cuales son enviados al computador o dispositivo del Titular a través de un sitio web y almacenados en su disco duro con el fin de reconocer sus preferencias de navegación y facilitar el uso de las funcionalidades disponibles. El uso de cookies permite a KASHIO mejorar el acceso y la utilización de los servicios ofrecidos a través de su plataforma tecnológica. El Titular podrá configurar su navegador para aceptar todas las cookies, rechazarlas o recibir una notificación cuando se envíe una cookie. No obstante, se advierte que, en caso de rechazar el uso de cookies, algunas funcionalidades o servicios podrían no operar de manera adecuada.

La utilización de cookies permite identificar al Titular sin necesidad de que este deba configurar nuevamente sus preferencias de navegación, lo cual se realiza bajo estrictos estándares de seguridad. Este mecanismo contribuye a optimizar el tiempo de navegación y a mejorar la experiencia del usuario. Así mismo, las cookies podrán ser utilizadas para analizar patrones de uso, intereses y comportamiento de navegación, con el propósito de optimizar la experiencia del Titular y mejorar la calidad, funcionalidad y desempeño de los servicios ofrecidos por KASHIO, sin que ello implique la identificación directa del usuario ni el Tratamiento de Datos Sensibles.

8. Tratamiento de Información Crediticia, Financiera y Comercial

En los eventos en que KASHIO realice el Tratamiento de Datos Personales de naturaleza crediticia, financiera, comercial o de servicios, dará estricto cumplimiento a las obligaciones previstas en la legislación aplicable, en especial la Ley 1266 de 2008 y las normas que la complementen o modifiquen. Para tal efecto, KASHIO observará, entre otras, las siguientes obligaciones:

• Garantizar que la información suministrada a las centrales de riesgo, cuando aplique, sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Reportar de manera periódica, oportuna y consistente a las centrales de riesgo todas las novedades relacionadas con los Datos Crediticios previamente suministrados, adoptando las medidas necesarias para asegurar su permanente actualización.
• Rectificar o corregir los Datos Crediticios cuando estos resulten inexactos, incompletos o incorrectos, e informar oportunamente dicha corrección a las centrales de riesgo que intervengan en la relación.
• Diseñar, implementar y mantener mecanismos eficaces y verificables que permitan el reporte oportuno y adecuado de los Datos Crediticios a las centrales de riesgo, cuando sea procedente.
• Solicitar, obtener y conservar evidencia de la autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus Datos Crediticios, y abstenerse de suministrar dicha información a terceros cuando no se cuente con la autorización correspondiente, salvo los casos previstos en la ley.
• Certificar semestralmente a las centrales de riesgo, cuando sea requerido, que los Datos Crediticios suministrados cuentan con la autorización del Titular, de conformidad con la normativa vigente.
• Atender y resolver de manera oportuna y completa las peticiones, consultas y reclamos presentados por los Titulares en relación con sus Datos Crediticios.
• Informar a las centrales de riesgo, cuando aplique, que determinada información se encuentra en discusión o reclamo por parte del Titular, mientras se resuelve de fondo la solicitud.
• Cumplir con las instrucciones, requerimientos y directrices impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y, por la Superintendencia Financiera de Colombia, cuando sea aplicable, en relación con el cumplimiento del régimen de protección de datos personales y datos crediticios.
• Actualizar mensualmente la información suministrada a las centrales de riesgo, garantizando su consistencia y trazabilidad.

9. Tratamiento de Datos Sensibles a través de Sistemas de Videovigilancia

KASHIO utiliza sistemas de videovigilancia ubicados en diferentes áreas internas y externas de sus oficinas e instalaciones. La existencia de dichos mecanismos es informada de manera visible mediante avisos de video vigilancia, en cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales. Las imágenes y grabaciones obtenidas a través de estos sistemas serán tratadas exclusivamente para fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones, así como para la prevención, detección y control de incidentes que puedan afectar la integridad física o patrimonial. La información recolectada podrá ser utilizada como medio probatorio en actuaciones administrativas, judiciales o disciplinarias, y podrá ser suministrada a autoridades competentes, cuando así sea requerido conforme a la ley. En todo caso, el Tratamiento de estos Datos Personales Sensibles se realizará bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad, respetando los principios y derechos consagrados en la legislación aplicable.

10. Deberes de KASHIO como Responsable del Tratamiento

KASHIO, en su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que reposan en sus Bases de Datos, cumplirá con las siguientes obligaciones:

• Garantizar en todo momento el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data por parte de los Titulares.
• Solicitar, obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada otorgada por los Titulares, en los términos previstos en la normativa vigente.
• Informar de manera clara al Titular sobre las finalidades del Tratamiento, los derechos que le asisten y los canales habilitados para su ejercicio.
• Conservar y custodiar los Datos Personales bajo condiciones de seguridad técnicas, humanas y administrativas adecuadas, que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información suministrada a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar y rectificar oportunamente los Datos Personales, comunicando de forma diligente cualquier novedad a los Encargados del Tratamiento, cuando aplique.
• Suministrar a los Encargados del Tratamiento únicamente Datos Personales cuyo Tratamiento haya sido debidamente autorizado o se encuentre legalmente habilitado.
• Exigir a los Encargados del Tratamiento el cumplimiento permanente de los estándares de seguridad, confidencialidad y privacidad de la información.
• Tramitar y responder las consultas, peticiones y reclamos formulados por los Titulares, conforme a los términos previstos en la ley y en las presentes Políticas.
• Informar a los Encargados del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión o reclamo por parte del Titular y mientras se resuelve de fondo la solicitud.
• Informar al Titular, cuando éste lo solicite, sobre el Tratamiento que se está dando a sus Datos Personales.
• Informar a la autoridad competente cuando se presenten incidentes de seguridad que comprometan los Datos Personales y generen riesgos para los Titulares.
• Cumplir las instrucciones, requerimientos y directrices impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y por la Superintendencia Financiera de Colombia, cuando sea aplicable, en materia de protección de datos personales.

11. Comunicación, Transmisión y Transferencia de Datos Personales

Para la Transmisión de los Datos Personales de los Titulares, así como como para cualquier Transmisión que KASHIO realice para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento o para delegar el Tratamiento en un tercero que se convierta en Encargado, KASHIO tomará todas las medidas que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de las presentes Políticas, así como para garantizará al Titular el ejercicio de sus derechos. En el evento en que KASHIO transfiera temporal o definitivamente los Datos Personales a un tercero, dentro o fuera del país, caso en el cual dicho tercero se convertirá en el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, tomará las medidas necesarias para preservar los derechos de los Titulares durante la Transferencia. La Transferencia internacional de Datos Personales tendrá en cuenta los casos en los que este tipo de operaciones son permitidas con base en la legislación aplicable y la reglamentación preferida por la SIC.

Así, KASHIO podrá comunicar, Transmitir y/o Transferir sus datos personales a terceros localizados dentro o fuera del territorio nacional, con independencia de su legislación aplicable en materia de tratamiento de datos personales. Ante comunicaciones de esta naturaleza, KASHIO garantiza que lo hará con las garantías adecuadas establecidas en la legislación vigente, según las finalidades previstas en las presentes Políticas y enviará la información a puertos seguros de información. La información personal de los consumidores podrá ser comunicada a las empresas que componen el grupo al que pertenece KASHIO, sea que se localicen dentro o fuera del país, a los establecimientos de comercio y aliados comerciales con los que tenga una relación contractual vigente y a terceros que requieran la información para su Tratamiento de acuerdo con las finalidades contenidas en las presentes Políticas.

12. Confidencialidad, Custodia y Seguridad de la Información

KASHIO protegerá la privacidad y confidencialidad de la información personal de los Titulares. No obstante, podrá verse obligada a revelar información cuando exista una orden judicial, un requerimiento de autoridad competente o una obligación derivada de la normativa aplicable. En todo caso, KASHIO garantizará el cumplimiento del deber de confidencialidad respecto de los Datos Personales y los conservará mientras el Titular no solicite su supresión o durante el tiempo en que subsistan obligaciones legales o contractuales que justifiquen su conservación, de conformidad con la legislación vigente. KASHIO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas exigidas por la normativa aplicable y acordes con el estado de la tecnología, con el fin de prevenir la alteración, pérdida, uso indebido, Tratamiento no autorizado o acceso fraudulento a los Datos Personales de los Titulares.

Así mismo, KASHIO implementa precauciones razonables y adecuadas para proteger la información personal tanto en entornos digitales (on-line) como físicos (off-line). El Titular reconoce que la información personal suministrada es tratada como información confidencial dentro de los sistemas de KASHIO y es protegida mediante protocolos de seguridad de red y controles de acceso. El acceso a los Datos Personales estará limitado exclusivamente a empleados y terceros debidamente autorizados, en atención a las funciones específicas que deban desarrollar. Los equipos, servidores e infraestructuras tecnológicas en los que KASHIO almacena la información se encuentran ubicados en entornos seguros y sometidos a controles de protección adecuados. El Titular reconoce y acepta que KASHIO podrá tratar y almacenar la información personal en servidores ubicados dentro o fuera del territorio nacional, siempre garantizando el cumplimiento de la normativa colombiana en materia de protección de datos personales y la adopción de medidas de seguridad equivalentes. Con el fin de salvaguardar los Datos Personales de los Titulares, KASHIO cuenta con políticas internas de seguridad de la información, así como con estándares y certificaciones que respaldan que el Tratamiento de los Datos Personales se realiza en condiciones seguras y orientadas a prevenir su uso indebido o no autorizado.

13. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares

Los Titulares podrán ejercer los derechos consagrados en la ley y en las presentes Políticas a través de los siguientes canales de atención, según su calidad:

1. Consumidores

• Atención electrónica: El Titular podrá presentar sus solicitudes a través del centro de ayuda disponible en la plataforma de KASHIO o mediante el correo electrónico contacto.colombia@kashio.net.
• Atención escrita: El Titular podrá radicar su solicitud de manera formal en la dirección Cl 97 A No. 9 A – 34 Piso 2. Bogotá, acreditando de forma previa y suficiente su identidad.
• SIC Facilita: El Titular podrá acudir al canal SIC Facilita dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Vinculados, colaboradores y candidatos para trabajar con KASHIO

• Atención electrónica: El Titular podrá presentar su solicitud a través del correo electrónico contacto.colombia@kashio.net.
• Atención escrita: El Titular podrá presentar su requerimiento en la dirección física de Cl 97 A No. 9 A – 34 Piso 2. Bogotá.

3. Visitantes de KASHIO

• Atención escrita: El Titular podrá presentar su solicitud de manera formal en la dirección Cl 97 A No. 9 A – 34 Piso 2. Bogotá.

Área Responsable de Protección de Datos

KASHIO ha designado un Oficial de Protección de Datos Personales, quien será el responsable de velar por el cumplimiento del régimen de protección de datos personales, así como de atender las consultas, peticiones, quejas y reclamos formulados por los Titulares.

Procedimiento para el Ejercicio del Derecho de Consulta

El Titular, o sus causahabientes debidamente acreditados, podrán formular consultas relacionadas con los Datos Personales que reposen en las bases de datos de KASHIO, a través de los canales señalados en estas Políticas. KASHIO garantizará el derecho de consulta y suministrará al Titular la información asociada a sus Datos Personales dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Procedimiento para Reclamos

El Titular, o sus causahabientes, podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en las bases de datos de KASHIO debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de las obligaciones legales o de las presentes Políticas. El reclamo deberá contener como mínimo: (i) Identificación del Titular; (ii) Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) Dirección física o electrónica para notificaciones; y (iv) Documentos que soporten la solicitud, cuando a ello haya lugar. Si el reclamo se presenta de manera incompleta, KASHIO requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane la información faltante. Transcurridos dos (2) meses sin que se aporte la información requerida, se entenderá que el Titular ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho plazo, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Quejas ante la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular, sus causahabientes o apoderados deberán agotar previamente el trámite de consulta o reclamo ante KASHIO, en su calidad de Responsable del Tratamiento o ante el Encargado correspondiente, antes de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Vigencia, Actualización y Modificaciones de la Política

Las Políticas rigen a partir de la fecha de su expedición. El periodo de vigencia de las Bases de Datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información. KASHIO podrá revisar las disposiciones contenidas en estas Políticas y realizar las modificaciones que estime pertinentes. La versión más reciente de las Políticas regirá el uso de la información personal. Si se lleva a cabo un cambio que sea material, le notificaremos al correo electrónico del Titular sobre dicho suceso. Estas Políticas fueron creadas en enero de 2026 y podrán ser revisadas o actualizadas cada 12 meses, o cuando KASHIO lo considere pertinente. La versión más actualizada de las Políticas estará vigente en la Página Web de KASHIO.