Sistemas de cobranza interna y externa: ¿cuál es la mejor opción para tu empresa?

Los procesos de cobranza, en particular, son esenciales para garantizar que las transacciones de pagos y cobros se realicen sin interrupciones, evitando demoras que puedan afectar la liquidez de la empresa y su relación con los clientes. Una buena gestión de cobranza no solo optimiza las finanzas, sino que también fortalece la confianza y fidelidad de los clientes, elementos importantes para el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo. 

En este artículo, exploraremos las ventajas y desafíos de los sistemas de cobranza internos y externos, a partir de datos obtenidos por Kashio en un estudio de mercado realizado 2023, donde se encuestaron 318 tomadores de decisiones de diversos sectores en el contexto peruano. 

Importancia de la cobranza

La cobranza no se limita a una transacción simple; es un proceso que tiene un impacto directo en la liquidez, la reputación y la relación que una empresa mantiene con sus clientes. Una gestión eficiente de cobranza puede ser la diferencia entre el crecimiento y el estancamiento, considerando que este proceso no empieza cuando una deuda alcanza la fecha de vencimiento, sino cuando una deuda se crea como tal, ya empieza el proceso de cobranza. 

Desafíos de los sistemas internos 

El 59% de las empresas que gestionan la cobranza internamente considera que su sistema presenta deficiencias. Los principales inconvenientes son: 

• Costo y recursos consumidos: Mantener un sistema interno implica una inversión considerable en infraestructura, tiempo y personal, además de los costos de actualización y mantenimiento periódico, que pueden generar tiempos de inactividad. 
• Falta de especialización: A diferencia de las soluciones externas, los sistemas internos suelen carecer de funcionalidades avanzadas y no están optimizados para las mejores prácticas en la gestión de cobranza. Esto puede limitar la capacidad de adaptación a nuevos métodos de pago y tecnologías emergentes. 
• Desafíos en la actualización: Mantener un sistema actualizado requiere inversiones constantes y puede ser complicado ofrecer una amplia variedad de métodos de pago, lo que puede impactar negativamente la satisfacción del cliente. 

Resultados del análisis: sistemas internos vs. externos

El estudio realizado por Kashio arrojó resultados interesantes. Del total de empresas encuestadas, el 69.76% aún realiza la gestión de cobranza de manera interna, mientras que el 30.21% ha optado por soluciones externas. De estos últimos, un 94% considera que los sistemas externos son más eficientes. Las razones que explican esta preferencia son las siguientes:

• Eficiencia y especialización: Las plataformas externas suelen ser desarrolladas por expertos que garantizan un proceso de cobranza optimizado. Por ejemplo, en el caso de la Cooperativa San Miguel, la implementación de Kashio permitió reducir el tiempo de conciliación y aplicación de pagos en un 42%, lo que se tradujo en una reducción del 88% en los costos operativos mensuales. Además, Ribo Capital mejoró en un 30% la efectividad de cobro y automatizó el 100% de su cobranza temprana. Este tipo de plataformas se adaptan rápidamente a las necesidades cambiantes de las empresas, lo que les permite escalar y ofrecer servicios más eficientes. 
• Optimización y conexión: Las soluciones externas no solo disminuyen los costos operativos al eliminar la necesidad de mantener sistemas internos complejos, sino que también optimizan la gestión financiera. En el caso de Ribo Capital, la implementación de una plataforma de recaudación permitió reducir un 100% los errores en la identificación de pagos. Estas plataformas se integran perfectamente con herramientas empresariales como ERP y CRM, asegurando una sincronización fluida de la información financiera. Además, según un estudio de mercado realizado por Kashio el año 2023, el 89% de los usuarios considera que estas plataformas mejoran el flujo de caja, y un 49% asegura que disminuyen la morosidad​. Esto permite mejorar la liquidez, y una toma de decisiones más informada, al tiempo que mejora la experiencia del usuario, tal como lo confirman el 87% de los encuestados, quienes señalaron una mejora en la satisfacción de los clientes​. 
• Flexibilidad y variedad: Los sistemas externos ofrecen una mayor adaptabilidad, pudiendo gestionar incrementos en el volumen de transacciones sin comprometer el rendimiento. Además, permiten el acceso a una amplia gama de métodos de pago, desde soluciones bancarias tradicionales hasta billeteras electrónica y tarjetas de crédito y débito mejorando la experiencia del cliente y garantizando transacciones seguras y efectivas. 

En la era digital, los sistemas externos de cobranza se han consolidado como una solución integral para las empresas. Con su combinación de tecnología avanzada y conocimiento especializado, permiten una gestión financiera ágil y segura, eliminando los obstáculos técnicos y operativos que a menudo acompañan a los sistemas internos. Al optar por soluciones externas, las empresas no solo logran una mayor eficiencia operativa, sino que también liberan recursos para concentrarse en su core business, impulsar la innovación y crecer en un mercado competitivo.